Las formas de colaboración en la empresa han ido evolucionando a medida que lo ha hecho la tecnología, desde las reuniones personales y el correo interno -en papel-, al teléfono, correo electrónico, la mensajería instantánea (IM, por sus siglas en inglés), reuniones virtuales por medio de Internet y las redes sociales. 

A excepción del correo en papel, que casi ha desaparecido, las demás formas de colaboración han ido coexistiendo y se está utilizando una u otra dependiendo del objetivo, del tiempo en que se necesite la colaboración o respuesta, y de otros factores como los usos y los husos horarios.

Al contrario de lo que pasó con el teléfono y el correo electrónico, que se extendieron casi a la par en los ámbitos de negocios y privado, la mensajería instantánea y las redes sociales se han popularizado primero en lo personal  y es ahora cuando empiezan a ser usadas en el mundo empresarial.

Según el McKinsey Global Institute[1], 72% de las empresas se valen de las tecnologías sociales principalmente para llegar hasta los consumidores y recoger sus deseos, gustos y necesidades para el desarrollo de productos, publicidad y servicio al cliente. Sin embargo su mayor potencial está en la mejora de las comunicaciones y el intercambio de conocimientos, así como en la colaboración dentro de, y entre empresas.

Al igual que en el ámbito privado, se establecerá un entorno de sujetos “enlazados”, tanto de modo interno a la organización como externo con todas las entidades -clientes, proveedores y en general todos los actores relacionados de una u otra manera con la empresa- con las que esta haya de interactuar: es la empresa extendida.

Las redes sociales ofrecen la posibilidad de una gran apertura respecto a la información accesible por unos u otros -empleados o actores externos a la organización-. Esto que a priori se antoja positivo, ha de ser orquestado adecuadamente para que dicha información siga siendo fidedigna y segura para los objetivos de la organización, a pesar del vertiginoso aumento en el número de individuos y dispositivos que hoy  crean e intercambian dicha información.

La organización debe establecer y poner en marcha una política de segmentación de la información para las personas que se relacionen con ella, sean empleados de la misma o no.

Por otra parte, si uno observa el soporte por el que se produce el intercambio de información, la cantidad transmitida a través de dispositivos móviles es cada vez mayor, lo que se ve favorecido por la constante reducción en tamaño y peso de los dispositivos, unido a un aumento de su potencia y a la ubiquidad de Internet.  Según el último informe de tendencias de la analista Mary Meeker, de la firma KPCB[2], la cifra ha pasado de un 0.9% en mayo de 2009, a 15% en el mismo mes de 2013.

Se transfieren permanentemente documentos del trabajo a ordenadores personales, tabletas, teléfonos inteligentes u otros dispositivos, particulares o corporativos, o se ejecutan aplicaciones en línea sobre información que puede constituir parte de la propiedad intelectual de la empresa. Parte de toda esta información rara vez se elimina de esos  dispositivos móviles. Esto aumenta los escenarios de riesgo pues facilita la posibilidad de intrusión en los sistemas a través de aplicaciones, dispositivos y puntos de acceso a Internet poco protegidos. Además, favorece las fugas o pérdidas de información, por ejemplo, por robo o extravío de los dispositivos.

Otro aspecto fundamental a tener en cuenta en el uso de estas herramientas de colaboración y comunicación social, es el factor humano. Cada vez más la comunicación e interacción entre las personas se produce a través de esas herramientas, pero sin los conocimientos y habilidades desarrollados para su utilización de forma segura.

Se hace necesaria una concienciación sobre las amenazas que dicho uso implica; sobre el posible coste, personal y empresarial, de la pérdida de fiabilidad de la información, o de la información misma; y sobre la relevancia que puede tener la creación, transformación y transmisión a través de medios que resultan no del todo seguros para las necesidades corporativas.

Al hilo de lo expuesto surge la siguiente pregunta: ¿Tiene la empresa el derecho de control sobre la información que se transmite por las redes sociales? Pregunta cuya respuesta cae tanto en el entorno técnico como en el legal, por cuanto tiene que ver con aspectos de privacidad, propiedad intelectual y otros temas.

Para terminar, unas noticias de prensa:

El 7 de junio, los diarios The Washington Post y The Guardian publicaron la existencia de dos programas de espionaje secretos, uno que registra datos de llamadas en EE. UU. y otro que permite a la inteligencia estadounidense acceder a servidores de las principales compañías de Internet y recabar datos directamente de los servidores de Microsoft, Yahoo, Google, Facebook, PalTalk, AOL, Skype, YouTube y Apple.

El 13 de junio, el blog The PrivacySurgeon[3] comentó la noticia de que el gobierno sueco había  decidido prohibir el uso de cualquier producto de la nube de Google -incluyendo calendario, Gmail y Google Drive- dentro de instituciones públicas, ya que consideran que Google puede acceder a la información de los usuarios, y que los usuarios en el sector público no pueden tener la certeza de que los derechos de protección de datos están asegurados.

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