«Vísteme despacio, que tengo prisa” dicho popular[1] 

“carpe diem quam minimum credula postero…”  (aprovecha cada día, no te fíes del mañana…). Horacio[2].

El propósito de este artículo es reflexionar sobre la gestión de proyectos urgentes (no solo de construcción), necesidad que se ha puesto recientemente de manifiesto, de forma ejemplar, con la pandemia del “coronavirus” (COVID-19[3]).

El mundo hiperconectado está observando las decisiones y actuaciones de dirigentes de distintos países; y confiando en, o desconfiando de, su acierto; más bien lo segundo.

La gestión de proyectos urgentes es una cuestión tratada hace más de 30 años en la literatura profesional; sin embargo, no es fácil encontrar buenas referencias. Y —como pasa cuando falta información seria— otros aportan información falsa.

La primera palabra del título requiere aclaración; la tercera ya es sobradamente conocida, al extremo de que COVID-19 —supuestamente originado en un murciélago[4]— ahora es un cisne negro[5] cuyas alas tienen hoy una envergadura alarmante[6],[7]

Blitz, del alemán “rayo” / “relámpago”[8], ha sido adoptada por el inglés con el significado general de “campaña rápida” / “bombardeo aéreo”[9] (recordando el Londres de la 2ª Guerra Mundial) y en particular, en gestión de proyectos, como “proyecto a ritmo máximo”[10].

Hace más de 30 años impartí en una base de la Fuerza Aérea de EE.UU. varias ediciones del curso de la Universidad de Maryland (UM), IFSM 438  “Information Systems Project Management” [Gestión de Proyectos de Sistemas de Información], curso[11] que, curiosamente, con el mismo nombre y código sigue impartiendo la UM hoy día.

Mi libro de texto entonces fue el excelente Project Management de Meredith y Mantel[12] sobre proyectos en general, no sobre proyectos informáticos, que era el tema de la asignatura, por lo que había que completarla con otras fuentes y experiencias. Pero el libro en cuestión —que se sigue actualizando— fue el eje de la clase. Es un libro excelente que recomiendo a quienquiera que actualmente se interese por proyectos.

Figura 1. Libro de Meredith & Mantel 1985 (izquierda) y de Meredith, Mantel & Shafer 2019 (derecha)

Fuentes: foto del libro del autor de este artículo, y de Amazon.

Conozco el PMBOK y he trabajado con él en muchas ocasiones; lo considero una herramienta imprescindible. Sé que —como BoK (Body of Knowledge)[13]— se considera “… el conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman un dominio profesional, según lo definido por la sociedad o asociación profesional relevante” (¡que ya es de considerar!). Aun así sigo recomendando, además, el estudio del libro de Meredith y Mantel, no solo por ser los primeros que (a mi conocimiento) trataron los proyectos urgentes, sino por la amplitud y detalle de todo su planteamiento.

Son escasas las referencias a proyectos urgentes[14]. “PMBOK blitz” no retorna en Google resultados significativos, como tampoco lo hace “PRINCE2 blitz”.

“Los proyectos blitz son los proyectos más urgentes. Se inician, típicamente, como respuesta a una crisis o como resultado de un evento inesperado. Ejemplos son eventos de guerra, rescates en desastres naturales o crisis industriales. Un famoso ejemplo fue el esfuerzo para salvar a la tripulación del Apolo 13.  La película protagonizada por Tom Hanks ilustra bien el entorno de crisis, la estructura y las relaciones en un proyecto blitz. Para tener éxito, tales proyectos han de gestionarse de forma distinta a otros tipos. Primero, porque no hay tiempo para una planificación detallada, toda la burocracia… se elimina (“los jefes de proyecto deben recibir absoluta autonomía…”)[15].

“Algunas organizaciones tienen más de un nivel de ‘compresión’ (crashing) de actividades [en el método del camino crítico]. La Tabla I ilustra un caso así. En este ejemplo, la empresa tiene dos ‘ritmos’ para acelerar un proyecto: acelerado y blitz”.

Otra forma de agilizar un proyecto es la denominada “fast-tracking”. Este término se ha aplicado sobre todo a proyectos de construcción, pero la técnica se puede usar en muchos otros tipos de proyectos, incluyendo aquellos relacionados con TI y ciberseguridad. Se trata de “solapar las fases de diseño y construcción de un proyecto”[16]. “Fast-tracking es una técnica por la que actividades que se hubieran ejecutado secuencialmente con la programación original, se ejecutan en paralelo.”[17]

En mi opinión, compresión (crashing) y fast-tracking son solo dos metodologías alternativas para manejar, con herramientas de camino crítico, el acortamiento deseado y posible de un proyecto. En consecuencia, ambas son de aplicación para avanzar la terminación del proyecto: ritmos “avanzado” y “blitz” de la Tabla 1. Caben otras muchas técnicas de acortamiento de plazos, entre las que destacarían el ensamblaje de módulos prefabricados, situación a la que cualquier desarrollador informático actual está habituado (GitHub[18], Stack Overflow[19], etc.) o la adopción y transporte[20] de soluciones o elementos clave, llave en mano.

En la tabla precedente no se mencionan cuatro temas corporativos que preocupan cada vez más por afectar al control interno y por contingencias legales:

  1. la aprobación de presupuestos
  2. el análisis de riesgos
  3. la seguridad (tanto en el sentido de seguridad e higiene en el trabajo y el de seguridad de activos/ciberactivos)
  4. el cumplimiento (compliance) con leyes, políticas de empresa, normas voluntarias (ej.: ISO 9001) y contratos suscritos.

Parece claro que en su totalidad o en gran medida deberán ser obviados o sobreseídos en una situación blitz.

En el actual episodio de coronavirus, China ha construido, equipado y puesto en funcionamiento en Wuhan, en 10 días, dos hospitales de mil camas cada uno[21]. No es algo nuevo, ya hicieron algo parecido[22], aunque más limitado, en la crisis del SARS de 2003.

Y no han tratado de improvisar unos lazaretos de ventura u hospitales de campaña. Son edificios de dos plantas con unos 60,000 m2 construidos (hay discrepancias sobre este dato), con 30 unidades de cuidados intensivos y varios pabellones de aislamiento. Construidos por “7,500 trabajadores … Algunos de los cuales declararon: «Llevamos nueve días trabajando aquí. Sólo hemos dormido dos horas en tres días»»[23]. Considérese lo dicho más arriba sobre cumplimiento (compliance).

Figura 2. Inicio de los trabajos del 1er hospital (2020) de Wuhan. Wuhan al fondo[24].

 

Figura 3. Nuevo (2020) hospital de Wuhan en fase avanzada de construcción[25].

Pienso que además de las medidas tecnológicas y de planificación (ritmos) ya citadas, se requieren, para tener éxito, otras circunstancias sociopolíticas y geopolíticas como las enunciadas en la Tabla II.  

Referencias

  • [Meredith & Mantel 1985] Meredith, J.R. & Mantel, Jr., S. J. (1985). Project Management: A Managerial Approach. John Wiley & Sons.  
  • [Meredith, Mantel & Shafer 2019] Meredith, J.R., Mantel, Jr., S. J. & Shafer, S. M. (2019). Project Management: A Managerial Approach. Wiley.
  • [Shenhar & Dvir 2007] Shenhar, A. J. & Dvir, D. (2007). Reinventing Project Management: The Diamond Approach to Successful Growth and Innovation. Harvard Business Press.

[1] https://www.enforex.com/espanol/cultura/dicho-visteme-despacio-tengo-prisa.html

[2] https://es.wikipedia.org/wiki/Carpe_diem

[3] https://www.who.int/news-room/q-a-detail/q-a-coronaviruses

[4] https://elpais.com/sociedad/2020/03/06/actualidad/1583521165_442049.html

[5] https://es.wikipedia.org/wiki/Teor%C3%ADa_del_cisne_negro

[6] https://www.weforum.org/agenda/2020/03/the-economic-geopolitical-and-health-consequences-of-covid-19/

[7] https://www.mckinsey.com/~/media/mckinsey/business functions/risk/our insights/covid 19 implications for business/covid-19-facts-and-insights-february-28-2020-mckinsey-final.ashx

[8] https://www.wordreference.com/dees/blitz

[9] https://www.wordreference.com/es/translation.asp?tranword=blitz

[10] [Meredith & Mantel 1985], [Shenhar & Dvir 2007]

[11] https://www.umgc.edu/academic-programs/course-information.cfm?course=ifsm438

[12] [Meredith & Mantel 1985]

[13] https://en.wikipedia.org/wiki/Body_of_knowledge

[14] [Wearne 2006]

[15] [Shenhar & Dvir 2007, p. 129]

[16]   [Meredith & Mantel 2009, pg. 391]

[17] https://www.simplilearn.com/fast-tracking-vs-crashing-article

[18] https://github.com/

[19] https://stackoverflow.com/

[20] https://es.wikipedia.org/wiki/Central_nuclear_flotante_rusa

[21] https://www.elindependiente.com/vida-sana/2020/01/28/webcam-en-directo-china-construye-dos-hospitales-en-10-dias-para-contener-el-coronavirus-en-wuhan/

[22] https://www.businessinsider.com/how-china-managed-build-entirely-new-hospital-in-10-days-2020-2?IR=T

[23] https://www.businessinsider.com/how-china-managed-build-entirely-new-hospital-in-10-days-2020-2?IR=T

[24] https://static01.nyt.com/images/2020/01/24/world/24us-ambriefing-wuhan/merlin_167696397_c304a741-3d01-4518-9c94-d9e8aa2d77d5-articleLarge.jpg

[25] https://www.businessinsider.es/?r=US&IR=T

[26] https://elpais.com/sociedad/2020-03-09/giuseppe-conte-habria-sido-criminal-ocultar-datos-del-coronavirus-o-minimizarlo.html

[27] https://civio.es/el-boe-nuestro-de-cada-dia/2016/01/14/los-conductores-espanoles-deben-mas-de-20-millones-de-multas-de-trafico/

[28] https://www.businessinsider.com/how-china-managed-build-entirely-new-hospital-in-10-days-2020-2?IR=T

[29] https://es.wikipedia.org/wiki/Laogai

[30] https://www.google.com/search?q=hina+usa+frecuentemente+presos+como+mano+de+obra&oq=hina+usa+frecuentemente+presos+como+mano+de+obra&aqs=chrome..69i57.626j0j8&sourceid=chrome&ie=UTF-8

[31] https://clb.org.hk/content/labour-relations-china-some-frequently-asked-questions